Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Виды электронной подписи для кадровых документов: что и когда можно применять

Время чтения: 3 минуты
0
Виды электронной подписи для кадровых документов: что и когда можно применять

Всё больше компаний хотят перевести кадровые документы в цифру. Всё чаще возникают вопросы о применимости того или иного вида электронной подписи. Давайте разбираться, что уже можно использовать сейчас, а что ещё только ждёт своего часа.

Всё больше компаний хотят перевести кадровые документы в цифру. Всё чаще возникают вопросы о применимости того или иного вида электронной подписи. Давайте разбираться, что уже можно использовать сейчас, а что ещё только ждёт своего часа.

Квалифицированная, неквалифицированная или простая – какую подпись выбрать?

Для всех случаев, когда между работником и работодателем разрешён обмен электронными кадровыми документами, работодатель будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Выбирать вид подписи можно только для работников. Вот об этом и поговорим подробнее.

Как сейчас

В Трудовом кодексе РФ (ТК) обмен электронными документами закреплен между работодателем и дистанционными работниками. При этом дистанционными считаются работники, которые трудятся удалённо на постоянной основе либо с определённой периодичностью (ст.312.1).

Если ранее ТК всегда требовал со стороны дистанционного работника УКЭП, то сейчас есть послабления. Усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) будет требоваться только при заключении, изменении и расторжении:

  • трудового договора;
  • дополнительного соглашения к трудовому договору;
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Для обмена другими видами документов с работодателем дистанционный работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП).

Есть возможность сэкономить на покупке электронной подписи для работников. Для этого необходимые договоры с работниками можно подписывать на бумаге, а далее обмениваться с ними документами в электронном виде – с использованием условно бесплатной ПЭП с их стороны.

Что впереди

Эксперимент Минтруда буквально на днях был продлен до 15 ноября. Ожидается, что к этой дате будут внесены поправки в законодательство. Стать участником эксперимента можно было до 1 декабря 2020-го – казалось бы, опоздавшим остаётся только ждать. На самом деле нет.

Есть 2 пути перехода к электронному кадровому документообороту, которые можно использовать уже сейчас:

  • перевести стационарных сотрудников в разряд дистанционных и тем самым сократить количество бумаг. Такое возможно не для всех случаев. Работника с конвейерного производства нельзя перевести на удалёнку, а ИТ-специалиста или экономиста — пожалуйста. 
  • в электронный вид перевести документы, для которых в ТК РФ и других НПА нет требования о бумажной форме. Например, приказы о командировках. При переводе учитывать 63-ФЗ. Если со стороны работника будет использоваться ПЭП, то необходимо руководствоваться требованиями ст.9, в том числе к содержанию соглашения между участниками электронного взаимодействия. Если же будет использоваться УНЭП, то в соглашении необходимо прописать порядок проверки электронной подписи.

Изменения в трудовом законодательстве не за горами. Одна из причин увеличения сроков эксперимента – необходимость своевременного принятия поправок в НПА, чтобы участники эксперимента могли сохранить документы в электронном виде без возврата к бумажной форме. Ждём полезных перемен к концу года.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 0

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь