Чек-лист по интеграции сервисов обмена с ИТ-инфраструктурой

За эффективность и развитие информационных технологий в компании отвечает ИТ-директор. От него требуется обеспечить как внедрение инновации, так и поддержать работу уже существующих систем. То же самое касается сервисов обмена электронными документами, которые необходимо интегрировать с текущей ИТ-инфраструктурой предприятия.

На примере, описанном выше, рассмотрим основные правила интеграции внешнего ЭДО с существующим внутренним документооборотом в компании. Поскольку внедрение сервиса обмена – это не операционная деятельность, а проект, то начнём с присущих ему правил.

Определите рамки проекта

Цели и задачи

Для начала определитесь с заказчиком. В данном случае – это бухгалтерия. Теперь определим цели и задачи, которые нужно решить:

• ускорить работу с первичными учетными документами (ПУД);
• освободить бухгалтерию от рутины;
• сделать все процессы прозрачнее;
• организовать электронный архив документов;
• или необходимо сделать всё перечисленное?

От определения целей и задач будут строиться вся ваша дальнейшая работа, планирование и определение бюджета.

Не забывайте постоянно подключать заказчика для формирования окончательных функциональных требований. Главный бухгалтер должен быть в курсе всех изменений, проект реализуется в первую очередь для него.

Бюджет проекта

Не забываем, что бизнес смотрит на ИТ-службу как на центр затрат и в любой момент может перекрыть путь к её инновациям. Поэтому на первом этапе нужно рассчитать, хватит ли выделенных средств на выполнение всех задуманных решений и «хотелок» заказчика. Без определения максимальной суммы непонятны рамки трансформации, сложно сформировать окончательный список требований к проекту.

Ресурсы проекта

Задайте себе вопросы: «Как и какими силами внедряем продукт? Своими или привлекаем специалистов со стороны?»

Что должен сделать ИТ-директор, который приступает к внедрению сервиса обмена и интеграции с иным ПО:

1.   Сформировать команду с чёткими ролями на проекте, спланировать её работу.

2.   Проработать компетенции специалистов, обучить либо нанять новых сотрудников конкретно для этого проекта, так как сервисы обмена – специфические продукты. И лучше, если за внедрение будет отвечать специалист в области электронного документооборота.

3.   Так как мы встраиваем ЭДО уже в существующую систему внутреннего документооборота, требуется синхронизировать сотрудников, отвечающих за поддержку внутренней инфраструктуры, с командой внедрения нового продукта. Это нужно для сохранения работоспособности действующей системы и её поддержания в актуальном состоянии.

Учесть меняющееся законодательство. Необходимо выделить ответственного, который будет следить и информировать о любых изменениях, так как эти они могут повлиять на разработку интеграции с сервисами обмена.

Оцените готовность компании работать с сервисами ЭДО

Может, всё же по старинке? Нет!

После того, как вы определитесь с рамками проекта, нужно учесть особенности перехода на взаимодействие с ЭДО:

1.     Предусмотреть использование нескольких сервисов обмена электронными документами, которые обладают своими особенностями. Будут это разные клиенты взаимодействия либо подойдёт работа в роуминге? Или какой-то другой инструмент, собирающий все входящие документы из разных сервисов и отправляющий их в нужные системы?

2.     Рынок электронного документооборота в России молодой, развивающийся, и меняющийся. Требуется постоянно мониторить изменения законодательства в данной области.

3.     Проработать действующую базу контрагентов. Нужно выяснить, работают ли они с электронным документооборотом? Переход на ЭДО – это, конечно, хорошо. Но он должен быть совместным.  Если вам будет не с кем обмениваться документами, то какой в этом смысл?

4.     Проверить возможности действующей системы. Возможно, у неё есть коннекторы к сервисам обмена, которыми можно воспользоваться.

5.     Оценить готовность инфраструктуры к изменениям. Ограничение ресурсов и бюджета – может оказаться нелегко найти оборудование и ПО, необходимые для подлинной трансформации бизнеса. Данный вопрос прочно связан со следующим правилом.

Учтите проблемы интеграции сервисов с вашей архитектурой

Очень важный момент. Как внедрить новый инструмент в уже отлаженную инфраструктуру и обеспечить работоспособность системы на время ведения проекта? Давайте рассмотрим конкретно на ситуации Ивана Семёновича. Какие вопросы ему придётся решить:

1.     Выбор системы, с которой нужно взаимодействовать. Только с ERP системой или ECM. Также можно рассмотреть взаимодействие ЕСМ + ERP.

2.     Разделение зоны ответственности систем: какие документы, где они создаются и согласовываются. Нужно выяснить, откуда будут отправляться документы в сервис обмена, а также как настроить разделение обязанностей по работе с документами внутри инфраструктуры предприятия (что именно и где согласовываем).

3.     Каждый сотрудник хочет выполнять как можно меньше действий, переключений между окнами. При проектировании новой архитектуры потребуется анализ возможности работы в одном интерфейсе.

4.     Проработка чёткого ТЗ, согласованного с заинтересованными лицами.

5.     Обеспечение работоспособности системы на протяжении всего проекта. Сотрудники не должны сталкиваться с проблемами в операционной работе. Это может вызвать негатив, а также невыполнение текущих задач руководства.

Уточните условия и сложности сопровождения

Во время внедрения ЭДО в существующую архитектуру нужно инициировать работы по сопровождению системы. Основные вопросы, которым требуется уделить внимание:

1.     Обучение пользователей новой функциональности. Нужно показать все плюсы нового инструмента. Подробно объяснив, чего можно добиться и как упростится работа с использованием ЭДО, можно получить сторонников системы, которые будут продвигать решение в компании.

2.     Подготовка качественной документации не только о том, как устроена система, но и о принципах работы для пользователей и администраторов, то есть инструкций.

3.     Новые обязанности сотрудников закрепляем приказами.

4.     Подготовка технических специалистов для поддержки системы. Хорошо, если вы внедряли ЭДО своими силами и у вас уже есть специалисты, которые реализовали проект. Но если же его вели подрядчики, то требуется дополнительно обучить специалистов для поддержки системы.

5.     Проработка дальнейших шагов развития инфраструктуры.