Договорной процесс: ECM vs ERP

В компаниях зачастую имеются и ERP, и ECM решения. И, как следствие, возникает вопрос «где целесообразнее автоматизировать договорной процесс: в ERP или в ECM?».

Если смотреть на договорной процесс от формирования шаблона до исполнения и архивного хранения, то выглядеть все может примерно так:

Создание договора

ECM. Выбрать нужный шаблон, в идеале не из перечня из 100 пунктов видов договоров, а с помощью удобного механизма задания условий\параметров договора (доходный\расходный, юр.лицо, суммы, направление деятельности и т.д.). То есть либо эти критерии позволяют системе автоматически выбрать нужный шаблон, либо иметь некий конструктор, который для этих выбранных условий автоматический сформирует из блоков текста проект договора для согласования. Реализация данного функционала имеется в ECM-системах, причем разными способами (мастера действий, конструкторы и т.д.). И ее нет в ERP.

ECM+ERP. Часто условия в тексте договора должны браться из проекта договора, опубликованного на этапе проведения конкурсных процедур. И для этих конкурсных процедур проект договора также целесообразнее создавать в ECM. А также запускать связанные с этим процедуры подготовки и согласования другой конкурсной документации. И даже еще с более ранних стадий — сбора потребностей для закупок с подразделений и формирования годового плана закупок. Такой функционал часто в компаниях не автоматизирован, сбор требований ведется в «эксельках», либо используются функциональные блоки ERP для финансового планирования и планирования закупок. В зависимости от уже реализованного функционала и потребностей здесь может быть разная комбинация функционала ECM+ERP, но чаще граница идет так: ECM — инициация процессов, вся их маршрутизация, напоминания, создание и хранение документов, в ERP — хранение товарной номенклатуры (если товар, а не услуги).

ECM. Управление шаблонами: должен быть инструментарий актуализации шаблонов, управления шаблонами, версионности шаблонов, процессы внесения в них изменений и т.п. ECM-системы для этого опять же предназначены, ERP — нет.

ECM. Управление маршрутами согласования: должен быть удобный простой инструментарий актуализации шаблонов маршрутов, в идеале с минимальной трудоемкостью и квалификацией сотрудника для этой задачи. ECM системы имеют для этого соответствующий инструментарий, ERP — нет.

Согласование договора

ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет, или он присутствует в исключительно зачаточном виде, которого для сложных договорных процессов не достаточно. А ECM может предложить:

• редактирование версий проекта договора;
• работа с комментариями, их учет и отработка, наличие функционала сравнения версий (от контрагента и наша, к примеру);
• гибкая раздача\ограничения прав доступа в процессе согласования;
• визуализация этапов жизненных циклов договора;
• контроль и фиксация истории изменений и работы с документом;
• возможность согласования и оставления комментариев текстовых\графических\звуковых с мобильных и планшетов.

Подписание договора

ECM\ERP\БУМАГА. Может быть везде. Для электронных документов подписание ЭП может быть и в ECM, и в ERP. Но в ECM есть удобные мобильные решения для руководителей с подписанием ЭП. В ERP такой функционал мне не известен. Далее если договор должен быть в бумаге, то подписание дублируется на бумаге.

Регистрация договора

ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет.

Исполнение договора

ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.

Архивное хранение договора и первичных документов

ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет. На этом этапе нужен большой блок архивных процедур, учитывающие номенклатуру дел, описи сдаточные, сводные, годовые, сроки хранения, процессы согласования уничтожения документов, запроса прав доступа и многое другое. Плюс функционал обеспечения юридической значимости электронных документов на долгом сроке (перештамповка штампами времени, как один из вариантов).

Делаем выводы

Таким образом, из вышеописанного процесса видно, что кроме исполнения договора и, возможно, процесса закупок, ERP использовать для договорного процесса не совсем целесообразно. Если решить автоматизировать весь договорной процесс только лишь в ERP, то всплывают следующие риски:

1. Дороже купить и внедрить: просто функционал, который в ECM является базовым, в ERP нужно будет создавать с нуля. Также лицензии на ERP нужно будет купить на всех пользователей компании, то есть расширить сразу с «пары подразделений» (финансы\закупки) на юристов, безопасность, ИТ, все функциональные подразделения, заинтересованные в договоре, архив, и т.п. У западных ERP лицензии, например, будут на порядок дороже, ну или в разы точно. Плюс дороже обойдутся специалисты.
2. Сложнее и дольше кастомизировать: долгие сроки внесения изменений и, как следствие, неудовлетворенность конечных пользователей. Просто потому, что инструментария такого в ERP нет.
3. Сложнее обучать, сложнее интерфейсы: это сильно влияет на лояльность пользователей, так как кроме финансистов остальным группам пользователей часто очень сложно работать в интерфейсах учетных систем с документами, они часто очень отстают в плане удобства и современности интерфейсов, перегружены, сложны.
4. Дороже сопровождать и конвертировать\обновлять: увеличивается трудоемкость и стоимость обновлений, так как в ECM большая часть функционала есть в «коробке», а значит протестирована сотнями клиентов и стандартный конвертор для обновления создается для этого функционала вендором бесплатно в рамках развития продукта (для получения обновления достаточно действующего абонемента). Нужно учитывать и зарплату специалистов сопровождения и поддержки. И тут сравнение затрат тоже может быть не в пользу EPR.
5. Больше багов: больше кастомизации — больше багов.
6. Сложность развития, низкая скорость развития: в целом, развитие не типового для ERP функционала под большим вопросом. Лучше опираться на сильных игроков рынка ECM, понимающих потребности и предлагающих новые возможности пользователям.

Таким образом, вышеописанный процесс показывает, что целесообразнее договорной процесс автоматизировать полностью в ECM, со связкой с ERP на этапе исполнения договора, возможно иногда на этапе закупок, так как эта схема зачастую является максимально рациональной.