Примеры эффекта от внедрения ECM-систем. В продолжение вебинара DOCFLOW

Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM

Пару недель назад, открывая весеннюю серию вебинаров DOCFLOW, я проводил online-семинар на тему «Почему вам нужна ЕСМ-система? Обзор концепции ЕСМ и решаемых на ее основе бизнес-задач». В первую очередь, вебинар был ориентирован на аудиторию интересующихся темой ECM, и мог показаться профессионалам отрасли излишне подробным. В то же самое время, значительное число положительных откликов от участников вебинара, получивших возможность структурировать имеющуюся информацию или узнать что-то новое, а также большое количество вопросов к докладу говорят в пользу актуальности этой темы.

Тема семинара касалась четырех вопросов, затрагивающих проблематику ECM: предпосылки внедрения систем подобного класса, функций и компонент ECM, процесса внедрения и расчета эффекта от внедрения. Вопросов поступило много, не на все я успел ответить в рамках вебинара и пообещал ответить в блоге. Я просмотрел поступившие вопросы, сгруппировал их, и так получилось, что большинство касалось, так или иначе, оценки эффекта от внедрения. И это не удивительно, т.к. тема действительно важна для всех, кто внедряет ECM-системы. Поэтому ниже я отвечаю в целом на вопросы расчета эффекта.

***

Как я упоминал в ходе вебинара, наша компания проводит расчет эффективности по результатам каждого проекта внедрения. Проанализировав эти расчеты, я привожу конкретные показатели. К сожалению, из соображений конфиденциальности, я не могу упоминать здесь абсолютные цифры и названия компаний, но процентное соотношение эффектов, думаю, даст пищу для серьезных размышлений. Также замечу, что в процессе анализа была выявлена закономерность эффектов от типа компании. Применительно к расчету эффективности ECM-проекта можно выделить два таких условных «типа»:

●    компактное расположение сотрудников компании в рамках одного офиса;

●    крупные предприятия с несколькими площадками (например, крупные заводы).

Итак, перейдем к цифрам. По методике DIRECTUM, мы выделяем 4 типа эффекта от внедрения (подробнее о них также можно прочитать в статье Максима Галимова «Как оценивать эффективность ECM-проектов»). Рассмотрим конкретные эффекты, исходя из предложенных типов компаний.

Снижение материальных затрат

От системных интеграторов часто можно услышать о сокращении затрат на бумагу и расходные материалы по итогам внедрения и связанную с этим фактом окупаемость проекта. Могу вас обрадовать (или огорчить) – экономия действительно есть, но не такая большая, как нам о ней говорят. В среднем, по нашим расчетам, в результате проекта:

●    компактное предприятие в рамках одного офиса снижает материальные затраты на 5%;

●    крупные предприятия с несколькими площадками – на 20%.

О чем это говорит? При работе в рамках одного офиса рабочие места сотрудников расположены компактно, и им не нужно создавать большого количества бумажных копий документов, т.к. проще передать документ в другой отдел лично. Совсем другое дело – завод, в котором документы могут перевозиться из цеха в цех на спецтранспорте по определенному графику (например, не более 2 раз в день). Естественно возникает необходимость копирования документов, и естественное желание сотрудников «припасти» копию документика у себя, «на всякий случай, не бегать же потом за ним по заводу».

Однако есть и исключения. Например, если автоматизируемый процесс затрагивает согласование и пересылку финансовых документов с удаленными офисами и партнерами территориально разбросанными по стране, то эффект может быть более ощутимым и даже стать одной из главных целей внедрения СЭД.

Вместе с этим, достичь заданного уровня экономии получится лишь в том случае, если сотрудники принимают культуру работы с электронными документами. К примеру, не стремятся распечатать по старой привычке только что полученный на согласование электронный документ.

Кстати, не так давно Наталья Храмцовская написала блог на эту тему. В ответ на сформулированные в блоге вопросы Натальи, хочется заметить – в год экономия на расходных материалах действительно получается и она больше, чем стоимость 1 тонны бумаги.

Экономия на процессах

Здесь мне удалось проанализировать расчеты, в основном связанные с автоматизацией базовых потребностей организаций (исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений), поэтому привожу цифры, касающиеся  данных задач.

Сокращение стоимости таких операций, как создание и передача документов, колеблется от 8-15% для компактно расположенной в рамках одного офиса компании, до 50% для крупного предприятия с несколькими площадками.

В результате внедрения СЭД, документы больше не перемещаются «ножками». И реальное сокращение стоимости процесса может быть получено за счет оптимизации штата сотрудников, задействованных на такой работе. Вот кстати пример от Юрия Лапина, «Внедрение СЭД окупается за год».

Если опять же копнуть глубже, то можно прийти к выводу, что эффект зависит и от того насколько сами сотрудники готовы поддержать новые процессы и отказаться от старых принципов работы. Яркий тому пример – работа неавтоматизированного руководителя. В случае если руководитель продолжает работать с бумагой, все электронные документы, поступающие к нему через секретаря, будут распечатываться и сканироваться после вынесения резолюций. Как результат – секретарь такого руководителя становится узким звеном в автоматизированном процессе, и эффект от оптимизации будет стремительно таять.

В качестве еще одного примера можно привести процесс согласования и исполнения поручений – здесь экономия может колебаться от 6% до 23%. Конечный эффект зависит как от стиля работы организации (количество формальных процедур), а также от структуры и величины компании. Чем четче формализованы процедуры в компании, тем проще внедряются новые технологии и тем выше будет эффект: все процедуры осуществляются в электронном виде, документы и поручения не теряются, можно опуститься до конечного исполнителя по любому поручению. С другой стороны, чем неформальнее общение в организации, тем труднее выделить четкие процедуры (возможно иногда они и вовсе не нужны) и рассчитать эффект для данного процесса.

Экономия на функциях

Под функцией в данном случае будем понимать определенную операцию, не привязанную к конкретному процессу: например, поиск или обеспечение доступа к документам

Так, экономия на поиске документов – от 3 до 24% – зависит от стиля работы с документами и от организации их хранения. Конкретный эффект может определяться, например, тем, как часто необходимо обращаться сотрудникам к отработанным или архивным документам.

На крупных предприятиях существует практика создания дополнительных копий документов (см. раздел Снижение материальных затрат), которые избавляют сотрудника от необходимости обращаться в архив и тем самым позволяют экономить время на функциях. Но у такой практики есть и обратная, негативная сторона, т.к. в итоге мы получаем локальные хранилища документов, разобраться в которых сможет только их «хозяин». При этом если создать общедоступное хранилище электронных документов с прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к объектам, то можно достичь полномасштабного эффекта для всей компании.

Снижение рисков

Данный эффект относится к так называемым «стратегическим показателям». Их расчет является наиболее сложным и неоднозначным, т.к. часто принимаются завышенные значения показателей. Но даже сам факт их выделения позволяет оценить уровень проблем.

Снижение риска по договорным процессам

В ходе одного из проектов был рассчитан эффект от снижения рисков по договорным процессам: недопущение наступления риска просрочки согласования и заключения договоров (это важно в первую очередь в рамках работы по тендерам). Снижение риска составило порядка 60%, и на второй план ушли все остальные проблемы.

Итого

Таким образом, мы видим, что считать эффекты можно и нужно. Есть определенные закономерности, которые проявляются как в типах компаний, так и в сложившейся деловой практике работы сотрудников. Именно поэтому в каждом конкретном случае и для каждой конкретной компании эффект будет свой.

В заключение я хотел бы привести один пример такого частного эффекта.

У одного из наших клиентов была проблема с дублированием функций, а именно двойная регистрация документов. Проблема была идентифицирована, поставлена задача ее решения. В итоге эффект от внедрения СЭД и решения данной проблемы (сокращение стоимости операции) составил 56%.

Ставьте цели, идентифицируйте проблемы, получайте эффект от внедрения ECM-систем.