Структурировать историю или нет

Как и обещала, продолжаем анализировать процесс планирования по договорам с применением ERP и ECM систем.

Следующий вопрос: как и где хранить историю изменения условий договора.

Казалось бы, наличие версионности документов в ECM-системе – отличный механизм для отслеживания истории изменений договора. Но это смотря что вы хотите отследить! Если вам просто надо знать текущие условия договора, наличие согласования со всеми обязательными лицами, дату их вступления в силу, сколько раз договор менялся – то да, это задача ECM. Но если вы желаете знать динамику изменения сумм договоров (например, на сколько увеличивается/уменьшается в среднем сумма договора с заказчиком на определенных этапах), или сроков (на сколько и по чьей инициативе переносятся обычно сроки договора), или на основании изменений договоров вы составляете новые версии планов работ, то вам явно нужна структурированная информация, позволяющая проводить сбор статистики и разносторонний анализ.

На мой взгляд, не стоит увлекаться вынесением всех изменяемых параметров договоров в структурированный вид, если это не является ключевым вопросом работы предприятия, по которому целенаправленно ведется постоянный контроль и оптимизация процесса. Ну зачем вам точно знать (в виде отчета за несколько лет), кто именно и сколько раз инициировал сроки перенесения договора, если претензий стороны друг к другу при этом обычно не имеют, а главное – вписать в план новые сроки и суммы.

Предприятия часто увлекаются желанием видеть все данные в структурированном виде и в результате создают себе двойную работу (ведь не все удастся синхронизировать, некоторые вещи придется вводить отдельно в ERP и ECM-системах) и потенциальное расхождение в данных. В результате затраты на реализацию, внедрение и поддержку столь сложной системы не стоят полученного эффекта.

Оговорюсь, что в этом и предыдущем блогах рассматривались абстрактные ERP и ECM системы именно с точки зрения функций, присущих данному классу систем.

Конечно, можно организовать хранение неструктурированных документов средствами ERP-системы или на базе справочников ECM-системы реализовать хранение структурированной информации. Но это уже частные моменты реализации и не хочется опускаться в такие детали, хотя эта тема близка к вопросу деления систем на классы и может стать предметом отдельного обсуждения.