Рекомендации по выбору СЭД для среднего и малого бизнеса (СМБ)
В компаниях СМБ внедрение СЭД нацелено в первую очередь на повышение эффективности реальных бизнес-процессов, являющихся ключевыми для компании. Иными словами, при внедрении системы они автоматизируют документооборот не канцелярский, а управленческий.
Независимо от своих размеров любая организация со временем обрастает всевозможными документами: по мере развития бизнеса количество обязательной и необходимой документации возрастает, на рутинную, казалось бы, работу уходит большая часть рабочего времени.
Естественно, традиционный бумажный документооборот более привычен и понятен даже несмотря на откровенные недостатки. И если раньше тенденция перехода на автоматизированные системы управления контентом наблюдалась среди крупных компаний, то сейчас все активнее подключается средний и малый бизнес (СМБ). Однако есть ряд особенностей электронного документооборота для этого сегмента: скорость приятия решений, быстрота изменения ситуации, более короткий период возврата инвестиций и большая «универсальность сотрудников».
В таких компаниях внедрение СЭД нацелено в первую очередь на повышение эффективности реальных бизнес-процессов, являющихся ключевыми для компании. Иными словами, при внедрении системы они автоматизируют документ не канцелярский, а сопровождающий основную деятельность и приносящую прибыль.
У многих средних предприятий, как правило, нет опыта работы в СЭД, либо он незначительный. Например, ранее они использовали свои разработки на основе другой системы или бесплатные продукты имеющие не полный функционал по работе с контентом (CRM, электронная почта и т.д.).
Собственно этот факт оказывает влияние на то, как будет проходить выбор, какие будут требования и на что будет обращено особое внимание.
Каков портрет компании сектора СМБ, о которой будем говорить ниже? Чаще всего это компании с численностью сотрудников от 50 до 500, в которой инициатива по автоматизации исходит от руководителей подразделений либо авторитетных сотрудников, знающих современные тенденции и желающих упросить свою работу. В большинстве из них нет штатных ИТ-специалистов либо же они загружены другой работой и времени на сопровождение нового программного обеспечения у них может не быть. Тут же стоит упомянуть о стоимости – любые существенные траты могут отразиться на «жизненном тонусе» компании.
Кроме того средний и малый бизнес при выборе системы можно разделить на два типа:
- Заказчики, желающие быстро закрыть конкретную задачу. Например, согласование договоров или организация электронного архива;
- Организации, подбирающие систему под бизнес-процессы компании.
Но, несмотря на это деление, требования, предъявляемые к СЭД, в целом у них совпадают. Давайте рассмотрим основные рекомендации для среднего бизнеса при выборе системы документооборота.
Простота настройки
Система должна быть легкой в эксплуатации и сопровождении, чтобы при отсутствии штатного ИТ специалиста систему мог настроить бизнес пользователь.
Интуитивно понятный интерфейс
Интерфейс должен быть дружественный и понятный, чаще всего напоминая почтовых клиентов для быстрой адаптации пользователей. Важность этого пункта еще в том, что он позволяет сократить расходы на обучение сотрудников: если интерфейс системы интуитивно понятный – сотрудники вполне могут самообучаться.
Цена
Пожалуй, один из основных факторов. Цена должна быть адекватна финансовым возможностям компании и закрываемым потребностям, и тут на помощь приходят облачные технологии, позволяющие при минимальных вложениях начать работать в электронном виде. Сейчас достаточно много предложений на рынке подобного плана. Если смотреть в разрезе цены можно выделить основное преимущество: предсказуемость трат на определённый период, т.к. для облачных систем идет оплата по подписке за период.
Внедрение и дальнейшее владение
У большинства компаний СМБ нет своих методик внедрения, а в некоторых нет четко прописанных регламентов. Поэтому рекомендуется при внедрении прибегать к помощи профессионалов: компании-поставщика или аутсорсинг. В некоторых случаях вендор может предложить консалтинговые услуги по вполне доступной цене. От того как будет построен процесс внедрения зависит как быстро система будет запущена в эксплуатацию и насколько качественно будет работать.
Мобильность
Система должна быть мобильной, с возможностью доступа из любой точки. Должна иметь различные «плюшки» в виде возможности удобно работать с мобильных устройств.
Интеграция с прочими ИС
Наличие готовых механизмов интеграции с наиболее часто встречающимися на предприятиях информационными системами определенный плюс для выбора той или иной системы. Не секрет, что интеграция той же самой 1С и СЭД существенно ускоряет процесс согласования договоров не прерывая при этом цикл работы.
В качестве заключения хочется добавить еще вот что: независимо от того, какую систему вы выберете, многое зависит от заинтересованности руководства, сотрудников и четко прописанных регламентов работы организации.
Пожалуй, это одни из основных моментов на которые мне хотелось бы обратить внимание.
Источник: DirectumRX. Статьи.
Комментарии 14
Очень странное деление типов организации. Чем они отличаются? Ведь "Организации, подбирающие систему под бизнес-процессы компании" - это и есть "Заказчики, желающие быстро закрыть конкретную задачу".
Ой, Лилия, я вас умоляю! Ну что вы хотели от очередной пустой маркетинговой статьи в стиле "Ваш Капитан Очевидность в очередной раз преподнес набор банальностей"???
Ну вот скажите честно, для вас хоть один из тезисов стал откровением?
Ну а последний тезис - это вообще просто какое-то родовое проклятье отечественных СЭД, которые через одну проектировались как Desktop приложения, тогда как весь мир уже лет 10, как выпускал только web-версии ECM-систем.
Ну и конечно пачка сомнительных утверждений, которые "всем очевидны и не требуют доказательств":
(Можно подумать, что при оплате лицензий, вы не можете предсказать свои затраты...)
А, так это перепечатка с сайта конкретной (да еще и "облачной") системы. Я как-то необратил внимание на подножие статьи, прошу прощения.
Тогда да, ждать чего-то полезного и вправду было наивно.
Лилия, как я понимаю, автор имел в виду №1 - организации, которые готовы меняться под систему и закрыть свою "брешь" - конкретную задачу, а №2 - те, кто ожидают полной адаптации от системы под их бизнес-процессы.
в таких компаниях инициатива чаще исходит от руководителя организации, сомнительно, что руководители подразделения возьмут на себя риск внедрения дорогостоящего решения с пока непонятным для себя результатом.
Опыт нескольких внедрений в таких организациях показал, что подходить к внедрению здесь нужно очень внимательно и осторожно: на текущем этапе развития компаний только происходит накопление информационной базы и формирование корпоративной культуры, здесь важно показать как с минимальными затратами можно закрыть потребности наиболее остро стоящих вопросов и обозначить, как организация может использовать систему в дальнейшем, по мере своего роста. Поскольку в малых и средних компаниях СЭД и ECM - это продукт "на вырост".
Роман, а что на ваш взгляд было бы полезно осветить?
Для начала, Михаил.
А полезность определеяется в первую очередь целевой аудиторией. Например, на EJ практически отсутствуют технические статьи. Очень мало описаний конкретных решений (как сейчас принято говорить case) - они не обязательно должны быть техническими.
А так... все более-менее имеющие значения общедоступные (т.е. интересные лишь кучке из 10 специалистов на всю страну) темы в документеооборот уже 100 раз обсуждены. На другие темы (например, конкретные системы: обзоры, сравнения, ...) - на EJ наложено табу. Остается пересказ банальностей в очередной раз.
Михаил, извините.
Да, это интересная тема, спасибо.
Михаил, нет табу. Обзоры и сравнения нисколько не запрещены и появляются по мере появления подобных авторских материалов. Из последних Бизнес-аналитика в современных СЭД/ЕСМ-системах. Обзор систем., Управление проектами в государственных органах на базе СЭД.
По описанию систем тоже - те же "продумки" Александра Сидоренкова. Да и другие практики тоже есть Личный опыт: почта РФ vs сервис обмена ЭД, Как организовать одновременное согласование документа в СЭД. Четыре кейса и т.д.
А тема выбора именно для небольших и средних компаний на нашем сайте еще не достаточно раскрыта.
Михаил, по поводу сравнения систем, я с Вами согласен, что тема очень актуальна. Но когда читаешь такие статьи, обычно сразу видно, кто делал статью и какая система должна была победить... Так что доверия к этим статьям мало. Надеюсь объективные сравнения появятся, но и тогда любые аргументы можно будет оспорить и, боюсь, понимания не добавится. По опыту общения с заказчиками могу сказать, что важнее не какую систему внедрять, а кто будет внедрять. Любая система может отлично работать, если внедряли люди с соответствующей квалификацией и правильной идеологией.
На счет статей на "вечные темы". Думаю иногда нужно напоминать аудитории вещи, которые уже обсуждались ранее. Появляются новые люди, которые с этой информацией могут быть не знакомы, а тут статья придет с рассылкой и человек почитает. Информация должна быть свежей, даже если об этом уже все сказано.
Приятно, что статья вызвала столь бурное обсуждение. Значит не напрасно написана.
Михаил, что касаемо выбранной мной темы - да, возможно она избита. Но как показывает мой опыт ежедневного общения с клиентами, в том числе и потенциальными, периодически необходимо напоминать им, на что следует обращать внимание. Особенно с учетом темпа развития рынка (появляются новые продукты, развиваются уже имеющиеся).
Рекомендации не стали откровением для экспертов это факт, но цель то другая. Нужно чтобы заказчики задумывались про критерии. Если бы заказчики покупали хотя бы по понятным критериям (Боже Милостевый! хорошо бы по этим 6 или хотя бы 3м), то жить с такими СЭД было бы проще. Часто слышу от заказчиков :"Если бы я знал, как все будет сложно, не учли 123, подводные камни.., то я бы не купил это", а как выбирали?
Так на основе таких вот статей и выбирали. :)
Попробуйте в той каше, что за годы нагенерировали отделы маркетинга от различных вендоров, найти хоть одну приличную статью - поседеете. Уже давно пора сказать "Горшочек - не вари!!!" Но... Больше-то сказать, видимо, нечего, а эфирный шум создавать надо.