Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру
Внедрение электронного документооборота

Электронное кадровое делопроизводство: эксперименты Минтруда, преимущества и системы

  0 комментариев Добавить в закладки

В России вводят электронный кадровый документооборот. Эксперты заявляют, что переломными должны стать 2020 и 2021 годы. Стоит ли отказываться от бумажных документов сейчас, что реально изменится после экспериментов Минтруда для работодателя и какие программы скоро понадобятся кадровику – обо всём рассказываем далее.

Эксперименты Минтруда и электронный кадровый документооборот

Всё началось в 2017 году, когда вышел указ Президента РФ № 203 о стратегии развития информационного общества до 2030 года. В список приоритетных задач тогда включили внедрение электронного документооборота в России.

Затем в СМИ появились новости о грядущем кадровом электронном документообороте и экспериментах федерального масштаба. В 2019 году Минфин заявил, что планирует опробовать инструменты и механизмы, которые бы позволили обходиться без бумаг и даже печатных копий. Параллельно шли разговоры об электронных трудовых книжках.

Следующим шагом стал 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Документ подписали в апреле 2020 года. Согласно закону, эксперимент стартовал в мае, он проходит под руководством Минтруда и завершается в марте 2021-го. Цель – сформировать условия для обмена электронными кадровыми документами и избавиться от проблем, которые могут мешать ему. Результатом эксперимента должны стать поправки в законодательстве, которые позволят беспрепятственно вести и хранить кадровые документы в электронном виде. 

Документы кадрового делопроизводства. Чем полезен перевод в электронный вид?

Цифровизация кадрового делопроизводства – преимущество, которое работодатели смогут оценить на практике. Эксперты уверены, что отказываться от бумаг можно уже сейчас.

Очевидные преимущества электронного кадрового делопроизводства:

  • для руководителя: можно снизить расходы и повысить качество управления компанией – цифровизация ускоряет обмен информацией между сотрудниками;
  • для сотрудника: проще и прозрачнее взаимодействие с кадровиками, легче и быстрее получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно просто запросить через систему;
  • для кадровика: снижение нагрузки на специалистов, ускорение HR-процессов, упрощённое взаимодействие с соискателями и сотрудниками, удобный мониторинг информации о персонале, более надёжное хранение сведений о работниках. При проверках гораздо проще найти сведения о человеке, нет необходимости в бумажном архиве и полках с папками.

Читайте также: 

Чтобы извлечь выгоду от электронного кадрового документооборота, совсем не обязательно быть участником федеральных экспериментов. Уже сейчас все бумаги, которые не требуют ознакомления с сотрудником, вы можете переводить в электронный вид. И это абсолютно законно.

Система кадрового делопроизводства. Какую выбрать?

Для автоматизации кадрового делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот потребуется соответствующее ПО. Выбирать его нужно в зависимости от того, крупная ли компания, какие именно задачи нужно решить и необходима ли дальнейшая интеграция с информационными системами, которые уже используют другие подразделения в организации.

Что обычно применяют:

  • собственные разработки. Обычно это решения, заточенные под конкретные, узкие задачи – контроль рабочего времени, учёт прохождения обучения сотрудниками и т.д.;
  • готовые HRM-решения для ERP-систем, которые уже внедрены в компании;
  • HRM-системы. Изначально они созданы для автоматизации кадрового делопроизводства, поэтому с их помощью можно выстроить работу с электронными кадровыми документами и процессами;
  • BPM-системы, приоритет в которых отдаётся автоматизации процессов и ролям сотрудников в них;
  • ECM-системы. Позволяют выстроить электронное кадровое делопроизводство комплексно – настроить обмен кадровыми документами, сопутствующей информацией, цифровизировать HR-процессы в компании.

Какой из представленных вариантов использовать, конечно, решать руководителю компании. Главное – не тянуть с выбором, так как к 2021 году бумажных документов в кадрах будет явно меньше. Переход на электронный кадровый документооборот неизбежен. Во всяком случае на это настроены законодатели.

Все статьи по теме читайте по тегу «Кадровый документооборот»

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев