Чек-лист по интеграции сервисов обмена с ИТ-инфраструктурой
За развитие информационных технологий в компании отвечает ИТ-директор. От него требуется как обеспечить внедрение инновации, так и поддержать работу существующих систем. В том числе если это касается подключения сервиса обмена электронными документами.
За эффективность и развитие информационных технологий в компании отвечает ИТ-директор. От него требуется обеспечить как внедрение инновации, так и поддержать работу уже существующих систем. То же самое касается сервисов обмена электронными документами, которые необходимо интегрировать с текущей ИТ-инфраструктурой предприятия.
|
Представим ситуацию. Иван Семёнович – ИТ-директор ООО «Ромашка». Однажды к нему обращается главный бухгалтер: «Мои сотрудники устали работать с бумагой, нам нужно что-то менять! Что можете предложить?».
Иван Семёнович отвечает: «Есть два варианта. Первый – переход на электронный документооборот (ЭДО) через сервисы обмена. Второй – уволить недовольных бухгалтеров и нанять новых». Заменить бухгалтеров – это, конечно, интересное решение, но кто же даст это сделать. Да и новые сотрудники будут просить о том же… Иван Семёнович и главбух решают остановиться на первом варианте – внедрении сервиса обмена электронными документами, который придётся состыковать с уже используемыми системами. |
На примере, описанном выше, рассмотрим основные правила интеграции внешнего ЭДО с существующим внутренним документооборотом в компании. Поскольку внедрение сервиса обмена – это не операционная деятельность, а проект, то начнём с присущих ему правил.
Определите рамки проекта
Цели и задачи
Для начала определитесь с заказчиком. В данном случае – это бухгалтерия. Теперь определим цели и задачи, которые нужно решить:
- ускорить работу с первичными учетными документами (ПУД);
- освободить бухгалтерию от рутины;
- сделать все процессы прозрачнее;
- организовать электронный архив документов;
- или необходимо сделать всё перечисленное?
От определения целей и задач будут строиться вся ваша дальнейшая работа, планирование и определение бюджета.
Не забывайте постоянно подключать заказчика для формирования окончательных функциональных требований. Главный бухгалтер должен быть в курсе всех изменений, проект реализуется в первую очередь для него.
Бюджет проекта
Не забываем, что бизнес смотрит на ИТ-службу как на центр затрат и в любой момент может перекрыть путь к её инновациям. Поэтому на первом этапе нужно рассчитать, хватит ли выделенных средств на выполнение всех задуманных решений и «хотелок» заказчика. Без определения максимальной суммы непонятны рамки трансформации, сложно сформировать окончательный список требований к проекту.
Ресурсы проекта
Задайте себе вопросы: «Как и какими силами внедряем продукт? Своими или привлекаем специалистов со стороны?»
Что должен сделать ИТ-директор, который приступает к внедрению сервиса обмена и интеграции с иным ПО:
1. Сформировать команду с чёткими ролями на проекте, спланировать её работу.
2. Проработать компетенции специалистов, обучить либо нанять новых сотрудников конкретно для этого проекта, так как сервисы обмена – специфические продукты. И лучше, если за внедрение будет отвечать специалист в области электронного документооборота.
3. Так как мы встраиваем ЭДО уже в существующую систему внутреннего документооборота, требуется синхронизировать сотрудников, отвечающих за поддержку внутренней инфраструктуры, с командой внедрения нового продукта. Это нужно для сохранения работоспособности действующей системы и её поддержания в актуальном состоянии.
Учесть меняющееся законодательство. Необходимо выделить ответственного, который будет следить и информировать о любых изменениях, так как эти они могут повлиять на разработку интеграции с сервисами обмена.
|
Помните про сроки. Рассчитывая время реализации проекта, отталкивайтесь от объёма работ, выделенной команды, бюджета и требований, предъявленных заказчиком. |
Оцените готовность компании работать с сервисами ЭДО
Может, всё же по старинке? Нет!
После того, как вы определитесь с рамками проекта, нужно учесть особенности перехода на взаимодействие с ЭДО:
1. Предусмотреть использование нескольких сервисов обмена электронными документами, которые обладают своими особенностями. Будут это разные клиенты взаимодействия либо подойдёт работа в роуминге? Или какой-то другой инструмент, собирающий все входящие документы из разных сервисов и отправляющий их в нужные системы?
2. Рынок электронного документооборота в России молодой, развивающийся, и меняющийся. Требуется постоянно мониторить изменения законодательства в данной области.
3. Проработать действующую базу контрагентов. Нужно выяснить, работают ли они с электронным документооборотом? Переход на ЭДО – это, конечно, хорошо. Но он должен быть совместным. Если вам будет не с кем обмениваться документами, то какой в этом смысл?
4. Проверить возможности действующей системы. Возможно, у неё есть коннекторы к сервисам обмена, которыми можно воспользоваться.
5. Оценить готовность инфраструктуры к изменениям. Ограничение ресурсов и бюджета – может оказаться нелегко найти оборудование и ПО, необходимые для подлинной трансформации бизнеса. Данный вопрос прочно связан со следующим правилом.
Учтите проблемы интеграции сервисов с вашей архитектурой
Очень важный момент. Как внедрить новый инструмент в уже отлаженную инфраструктуру и обеспечить работоспособность системы на время ведения проекта? Давайте рассмотрим конкретно на ситуации Ивана Семёновича. Какие вопросы ему придётся решить:
1. Выбор системы, с которой нужно взаимодействовать. Только с ERP системой или ECM. Также можно рассмотреть взаимодействие ЕСМ + ERP.
2. Разделение зоны ответственности систем: какие документы, где они создаются и согласовываются. Нужно выяснить, откуда будут отправляться документы в сервис обмена, а также как настроить разделение обязанностей по работе с документами внутри инфраструктуры предприятия (что именно и где согласовываем).
3. Каждый сотрудник хочет выполнять как можно меньше действий, переключений между окнами. При проектировании новой архитектуры потребуется анализ возможности работы в одном интерфейсе.
4. Проработка чёткого ТЗ, согласованного с заинтересованными лицами.
5. Обеспечение работоспособности системы на протяжении всего проекта. Сотрудники не должны сталкиваться с проблемами в операционной работе. Это может вызвать негатив, а также невыполнение текущих задач руководства.
Уточните условия и сложности сопровождения
Во время внедрения ЭДО в существующую архитектуру нужно инициировать работы по сопровождению системы. Основные вопросы, которым требуется уделить внимание:
1. Обучение пользователей новой функциональности. Нужно показать все плюсы нового инструмента. Подробно объяснив, чего можно добиться и как упростится работа с использованием ЭДО, можно получить сторонников системы, которые будут продвигать решение в компании.
2. Подготовка качественной документации не только о том, как устроена система, но и о принципах работы для пользователей и администраторов, то есть инструкций.
3. Новые обязанности сотрудников закрепляем приказами.
4. Подготовка технических специалистов для поддержки системы. Хорошо, если вы внедряли ЭДО своими силами и у вас уже есть специалисты, которые реализовали проект. Но если же его вели подрядчики, то требуется дополнительно обучить специалистов для поддержки системы.
5. Проработка дальнейших шагов развития инфраструктуры.
|
Итак, Иван Семёнович, как и вы, дочитал наш чек-лист и теперь понимает, что внедрение ЭДО в существующий внутренний документооборот в компании – это сложный процесс с множеством нюансов. И чтобы успешно внедрить новый продукт, нужно уделить внимание всем моментам, перечисленным выше. Напоследок рекомендуем всем, кто стартует интеграцию сервисов обмена с ИТ-инфраструктурой предприятия, постоянно мониторить ход работ. Всё-таки внедрение нового инструмента – это всегда живой, постоянно меняющийся процесс. |
Похожие статьи
ваш личный спасательный круг
в цифровизации бизнеса
с полезными советами и новостями
от экспертов
Присоединяйтесь, будем на связи!
Комментарии 2
Кстати интеграция может пройти и вполне легко, если, например, СЭД к этому готова. Тут Иван-администартор, а может быть тот же Иван Семенович, делает следующих 4 шага по инструкции -- Добавляем к СЭД внешний документооборот - легко!
Тут хотелось бы уточнить. Все же первым шагом, мне видится как раз сбор этих "хотелок" - требований. Далее расчет трудоемкости на их реализацию, после чего устанавливаем максимальную цену бюджета проекта и следующим шагом приоритезируем требования - устанавливаем рамки проекта.
И на этом этапе важно выделить отдельного участника, ответственного за сбор требований - аналитика. Почему нужен отдельный ответственный? - потому что бизнес-заказчик должен формулировать цели и задачи - конечный бизнес-эффект, и не должен продумывать логику и сущности будущей системы (например, эта функция выполняется по кнопке в правом верхнем углу). А разработчики должны в итоге получить максимально подробное ТЗ, по которому без вопросов можно разработать систему. И если формулирование детальных требований к системе повесить на бизнес-заказчика или на разработчиков, то вероятен риск сделать что-то, что не покрывает конечную цель, либо покрывает не оптимально