Наверх

ECM-Journal обновился!

Если вы ещё не зарегистрированы на сайте, сделайте это прямо сейчас. Если у вас уже есть профиль, то просто обновите пароль.

Заменят ли сервисы обмена файлами вашу ECM-систему?

Время чтения: 9 минут
2
Заменят ли сервисы обмена файлами вашу ECM-систему?

Вопрос пока остается открытым и порождает множество споров в ИТ-индустрии. У обеих сторон есть сильные аргументы, подкрепленные серьезными исследованиями и статистикой. Команда интернет-издания CMSWire задала этот вопрос ведущим экспертам.

White Clouds over the Mountain

Синхронизация и обмен корпоративными файлами (EFSS, от англ. Enterprise File Sync and Share) – технология, несколько лет назад ворвавшаяся в сферу информационного менеджмента. К ней обратилось множество компаний по всему миру, уставших от неповоротливых проприетарных ECM-систем. А чем больше компаний переходит к использованию EFSS, тем чаще аналитики и вендоры говорят о том, что ECM в итоге полностью потеряет свои позиции. Но реально ли это? В сравнении с ECM-системами функциональность EFSS-сервисов очень ограничена.

Конечно, с их помощью можно обмениваться файлами внутри компании. Можно даже отправить файлы за пределы файрволов коллегам, клиентам и вообще кому угодно так быстро, что ИТ-специалисты в вашей компании и глазом моргнуть не успеют.

Но сможет ли новая технология заменить ECM? Да? Нет? Возможно?

Вопрос пока остается открытым и порождает множество споров в ИТ-индустрии. У обеих сторон есть сильные аргументы, подкрепленные серьезными исследованиями и статистикой.

Команда интернет-издания CMSWire задала этот вопрос ведущим зарубежным экспертам в области информационного менеджмента. В этой статье расскажем, какие ответы они получили. Оригинал статьи читайте на сайте CMSWire.

ECM: не ультрамодно, но по-прежнему важно

Алан Пельц-Шарп, руководитель исследований в области социального предпринимательства в компании 451 Research, ранее эксперт Real Story Group.

Время от времени появляется новинка, которая неожиданно для всех производит революцию в сфере управления информацией. Несколько лет назад такой новинкой стали сервисы для синхронизации и обмена корпоративными файлами.

Изначально предполагалось, что такие сервисы будут использоваться потребителями для обмена фотографиями, но их очень быстро стали применять и для других целей.

Разумеется, инструменты для управления файлами – это далеко не новинка. У нас за плечами 20 лет развития систем управления документами. Но дело в том, что ECM-решения предназначены в первую очередь для работы с важными ключевыми документами.

Эти документы – лишь небольшой процент цифрового пространства современных компаний. Большинство файлов не нуждается в строгом контроле, который предоставляют ECM-системы. EFSS-сервисы делают работу с ними проще и мобильнее.

Простота и мобильность привлекательны для конечных пользователей, так что эти сервисы никуда не денутся. Но крайне маловероятно, что они когда-либо смогут заменить ECM-системы. А вот что они могут заменить, так это устаревшие файловые серверы и инсталляции SharePoint. EFSS-сервисы – это динамичная альтернатива своим неповоротливым предшественникам.

Крайне маловероятно, что они [сервисы обмена корпоративными файлами] когда-либо смогут заменить ECM-системы. А вот что они могут заменить, так это устаревшие файловые серверы и инсталляции SharePoint.

Возможно, рынок ECM не покажет впечатляющие показатели роста в будущем. Но эффективно внедренная ECM-система – это все то же гибкое, заточенное под процессы бизнес-приложение.

ECM-системы предназначены для автоматизации и контроля конкретных бизнес-процессов. Сервисы для синхронизации и обмена файлами не станут альтернативой ECM, хотя со временем их функциональность может более или менее сравняться. ECM – не ультрамодное, но по-прежнему важное явление, и в ближайшее время оно никуда не денется.

EFSS заберет себе часть пользовательских кейсов

Алекс Горбански, генеральный директор и сооснователь компании Docurated

Изначально предполагалось, что сервисы для обмена корпоративными файлами предложат пользователям простоту и удобство, которых зачастую не хватает в ECM-продуктах. Некоторые вендоры даже позиционировали свои решения как новое слово на рынке информационных технологий, ругая ECM на чём свет стоит.

Это было пять лет назад. Сегодня этот рынок переполнен. Вендоры добавляют в свои продукты другие возможности, помимо простого хранения файлов, чтобы повысить их ценность в глазах потребителей.

Среди этих возможностей – построение продвинутых бизнес-процессов, добавление меток и другие специализированные вещи, обычно свойственные ECM-системам. Так что, по иронии, сервисы для обмена файлами становятся теми самыми продуктами, от которых они в свое время призывали отказаться.

По иронии, сервисы для обмена файлами становятся теми самыми продуктами, от которых они в свое время призывали отказаться.

В краткосрочной перспективе эти сервисы не заменят ECM полностью, но заберут себе часть пользовательских кейсов. В будущем такие решения смогут напрямую соперничать с признанными ECM-системами.

EFSS и ECM будут дополнять друг друга

Кен Бернс, аналитик компании Hyland

Чтобы оценить вероятность повального перехода компаний с ECM на EFSS, давайте разберемся, правильно ли мы понимаем, что из себя представляет ECM-продукт. Итак, сервисы для обмена файлами придут на смену ECM-системам, если вы считаете, что:

●   Компоненты для совместной работы над документами во всех ECM-системах могут предоставлять одновременно и универсальную, и специализированную функциональность.

●   Совместная работа над документами – это ключевой механизм всех ECM-систем.

Если вы, как и я, считаете, что это неверно, то мысль о том, что EFSS-сервисы займут место ECM, кажется весьма неправдоподобной. Полагаю, что в будущем EFSS и ECM будут дополнять друг друга, а их отношения будут развиваться следующим образом:

●   ECM-провайдеры будут развивать в своих продуктах возможности EFSS-сервисов, позиционируя их как интегрированные расширения к существующему продукту. Как правило, эти расширения будут многофункциональными, но направленными на те пользовательские кейсы, с которыми ECM-продукт чаще всего работает.

●   Традиционные ECM-провайдеры будут разрабатывать или приобретать EFSS-сервисы, позиционируя их как самостоятельный конечный продукт. Опять же, такие сервисы будут многофункциональными, фокусируясь, тем не менее, на целевой аудитории вендора.

●   Разнообразные EFSS-сервисы продолжат мирно сосуществовать с ECM-системами в цифровом пространстве компаний. За последние два десятилетия ECM-системы развивались главным образом благодаря освоению и комбинации существующих технологий смежных рынков. EFSS-сервисы не положат конец этому развитию, а скорее поспособствуют ему.

EFSS не заменит ECM, но может пошатнуть их позиции

Грег Милликен, вице-президент по маркетингу компании M-Files

EFSS не заменит ECM-системы, но может пошатнуть их позиции.

Бизнес-пользователи все чаще склоняются к платформам для синхронизации и обмена файлами (неважно, разрешает ли это работодатель), потому что обычно они более доступны и просты в использовании, чем системы, которые компания предлагает для управления документами и другой корпоративной информацией.

Однако, таким решениям часто не хватает мощной функциональности ECM-систем, которая нужна для обеспечения безопасности и единства бизнес-процессов.

Таким решениям [EFSS] часто не хватает мощной функциональности ECM-систем, которая нужна для обеспечения безопасности и единства бизнес-процессов.

Заветная цель информационного менеджмента – это создать удобное и дружелюбное рабочее пространство с возможностью делиться файлами, к которому можно получить доступ в любое время с любого устройства, не жертвуя при этом традиционной функциональностью по контролю над информацией. Такая система обеспечила бы безопасность корпоративной информации, удовлетворяя в то же время другие потребности бизнеса, например, автоматизацию процессов и контроль версий.

В итоге, как ECM-системы, так и сервисы для обмена файлами продолжат развиваться и адаптироваться.

Но мы можем быть уверены в том, что распространение недорогих или даже бесплатных платформ для синхронизации и обмена файлами значительно снизят стоимость хранения информации.

EFSS-сервисы превратятся в ECM-системы

Любор Птачек, вице-президент и специалист по маркетингу компании OpenText, член Совета директоров Ассоциации интеллектуального управления информацией (AIIM).

Заменят ли сервисы обмена файлами вашу ECM-систему? – Нет. Популярность сервисов для синхронизации и обмена файлами свидетельствует о несовпадении интересов пользователей и компаний.

Пользователям нужны простые инструменты, удобные и легкие в использовании.

Их потребности гораздо проще потребностей компаний. Пользователям нужен привлекательный интерфейс, высокая производительность и отсутствие необходимости в обучении, а это означает, что набор возможностей такого сервиса должен быть минимален.

Компаниям нужен контроль и отчетность. Им нужна безопасность, интеграция с другими системами и богатая функциональность.

Первая волна EFSS-сервисов была нацелена исключительно на простых пользователей, но сегодня вендоры смещают фокус с индивидуальных пользователей на бизнес. Они обращаются к компаниям с большим числом пользователей и предлагают им корпоративную лицензию.

Как только это случится, компании смогут влиять на то, какая функциональность попадет в следующие версии.

EFSS-сервисы обзаведутся возможностями, нацеленными на бизнес, и по сути начнут превращаться в ECM-системы. Большая часть EFSS-сервисов этого перехода не сделает, что в конце концов их и погубит.

А тем временем ECM-вендоры просто добавляют возможности синхронизации и обмена файлами к своим ECM-платформам.

А тем временем ECM-вендоры просто добавляют возможности синхронизации и обмена файлами к своим ECM-платформам.

Перевод: Елена Алексеева, DIRECTUM.

Источник: CMSWire

Чтобы прочитать эту статью до конца,
или зарегистрируйтесь

Комментарии 2

Некоторые идут дальше -- обмен файлами будет не нужен потому, что просто будет не нужны файлы -  Почему Slack скоро убьет dropBox.

Интересная статья, но мне кажется, что ECM система должна позиционировать себя как связующий механизм между ИС предприятия. ECM быть интегрирована со всеми основными классами ИС, например таких, как: ERP, CPM, BPM, CRM и т.д. и соответственно с сервисами обмена файлами.
При такой интеграции компаниям нужно стараться максимально полно использовать функциональность используемых решений, чтобы упростить работу сотрудников предприятия.

Чтобы прокомментировать, или зарегистрируйтесь