Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Задачи компаний и их решение

Выгоды среднего и малого бизнеса при переходе на ECM-системы

  3 комментариев Добавить в закладки

Развитие электронного документооборота (ЭДО) в России и странах СНГ – процесс быстропрогрессирующий и захватывающий. Причем захватывающий во всех смыслах: и в силу вау-эффекта от внедрения новых технологий, и с точки зрения охвата различных отраслей и направлений деятельности.

Исторически считалось, что классические системы электронного документооборота (СЭД) закрывают задачи только делопроизводства и предназначены для повышения эффективности бизнес-процессов крупных компаний – предприятий или структур с большим количеством сотрудников. Однако прогресс не застыл на месте и современные СЭД не ограничиваются только задачами канцелярии, они полноценно закрывают задачи управления корпоративным контентом (ECM): организация единого электронного архива, согласование и подписание договорных и финансовых документов, подготовка к налоговым или аудиторским проверкам, контроль исполнительской дисциплины и т.д.. Список процессов и документов, которые можно перевести в электронный вид, ограничен лишь желанием и бюджетом заказчика.

Может ли СМБ позволить себе электронный документооборот

Рынок ECM/СЭД находится в постоянном поиске новых решений для растущих запросов крупного бизнеса. Многие решения, которые были прогрессивными 10 лет назад и стоили заоблачных денег, стали стандартными, «коробочными» продуктами для большинства компаний-вендоров. Этот факт не мог не повлиять на снижение стоимости решений, а значит и на доступность электронного документооборота для компаний малого и среднего бизнеса.

С доступностью систем разобрались, но остается открытым другой вопрос – действительно ли электронные документы принесут выгоду СМБ? Какие могут быть сомнения:

●   бумаги используется не так уже и много, будет ли экономия существенной?

●   все сотрудники сидят в одном помещении, долгих согласований нет, так для чего переходить на электронный документооборот?

Компании малого и среднего бизнеса, как никто другой, заинтересованы в максимальной эффективности и прибыльности бизнеса. Сегмент ориентирован на получение быстрой прибыли, при этом запас прочности для жизнедеятельности компании сильно ограничен. Все лишние расходы принято сокращать или оптимизировать.

Поскольку конкуренция в сегменте СМБ максимально плотная, то основными факторами, влияющими на эффективность и прибыльность бизнеса, являются оперативность и качество работы. Кто быстрее и качественнее обслужил контрагента (в b2b, b2c-сферах), тот и забирает прибыль. Чтобы быть быстрее и качественнее, нужны эффективные решения, одно из которых – автоматизация внутренних процессов и в том числе работы с документами. И не обязательно документы должны сопровождаться делопроизводителем, как в крупных компаниях. В среднем бизнесе больше ответственность на каждого сотрудника, но и больше хаоса в работе с различными рабочими документами. А вопросы исполнительской дисциплины, контролируемости процессов в какой-то момент могут стать узким местом успешного развития компании.

Читайте также

Рекомендации по выбору СЭД для среднего и малого бизнеса (СМБ)

Интерес к облачным решениям растет – подтверждено отчетами агентств и российской статистикой

Какой эффект получает СМБ при автоматизации процессов

Разработчики СЭД/ECM выдают многообразие предложений по составу ПО, предоставляемых услуг и, как следствие, стоимости. Фактически, сегодня любая компания может подобрать себе систему, исходя из своих конкретных задач и возможностей.

Контроль деятельности сотрудников

Одним из наиболее важных аспектов работы руководителя является контроль над деятельностью организации. Если совсем просто – нужно контролировать дисциплину сотрудников. Руководитель ежедневно решает множество задач и не всегда запоминает или записывает выданные поручения, не говоря уже о том, чтобы заняться «подбивкой» статистики за прошедшие периоды.

В СЭД/ECM руководитель сможет не только выдавать поручения и ставить конкретные сроки, собирая статистику по лучшим сотрудникам и «отстающим», но и сможет увидеть общую картину сверху – какие подразделения или сотрудники перегружены, а где еще есть свободная трудоемкость.

Прозрачность согласования и контроль над процессами

В системах электронного документооборота удобно контролировать процессы, местонахождение документов и факт выдачи оригиналов сотруднику или контрагенту. Документ не может просто потеряться, а сотрудник не сможет затянуть работу по документу. В системе всегда можно увидеть, на каком этапе рассмотрения находится документ или у какого контрагента документ ожидает подписания

Единообразие шаблонов документов и исключение человеческого фактора

С внедрением СЭД/ECM в компании появляется единая цифровая среда взаимодействия с единой базой документов, шаблонов и контрагентов. Единые шаблоны для разных видов документов сокращают время на их создание и проверку корректности оформления. Автоматическое заполнение реквизитов контрагента в документе не только сокращает время, но и исключает ошибки.

Контроль над целостностью архива

Часто компании начинают проекты с организации электронного архива из необходимости наведения порядка и сокращения времени на поиск. За счёт этого снижается риск потери и бумажных оригиналов. К тому же, отпадает необходимость в хранении папок с документами на столах, в шкафах, не нужно выделять отдельные помещения со стеллажами.

Продолжая тему хранения, надо сказать о возможности контроля целостности архива всех финансово-хозяйственных документов организации, которые могут в том числе понадобиться для судебных споров. Используя понятные и удобные инструменты контроля, бухгалтерия сможет быстро и качественно подготовить отчётность для налоговой службы, не нарушая сроков представления документов, тем самым избегая штрафных санкций.

Возможность работать удалённо и экономить свое время

Удаленный доступ к рабочей информации и документам, в том числе через мобильные приложения, экономит время как сотрудника, так и руководителя. Если раньше процессы тормозились из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте, могло затянуться согласование и подписание договора, то сейчас, имея удаленный доступ, деятельность компании не останавливается и риск потерять сделку из-за длительного согласования сводится к нулю. 

Гарантированная доставка документов

Курьеры, которые перевозят килограммы бумаги из офиса в офис, уже пережиток. Ни почта, ни факс не могут решить вопросы быстрой доставки деловой корреспонденции. Гораздо удобнее получать и отправлять электронные юридически значимые документы.

Сервисы обмена электронными документами (сервисы ЭДО) позволяют практически мгновенно обмениваться и подписывать любые документы с гарантией юридической значимости. Используя сервисы ЭДО, компания исключает риск потери документов, снижает расходы на их пересылку, а время доставки снижается до нескольких минут. И поскольку мы говорим про СМБ-рынок, даже экономия на безбумажной отправке документов может быть существенная. Многие вендоры предлагают уже интегрированную связку СЭД и сервисов ЭДО.

Читайте также

Внешний ЭДО в СМБ: эффективность или двойная работа.

Межкорпоративный электронный документооборот как инструмент защиты интересов малого и среднего предпринимательства

Подводя итог

Список решаемых задач и выгод использования ЭДО можно продолжать ещё долго, мы рассмотрели лишь верхушку айсберга.

Многие представители СМБ переходят на электронный документооборот не только потому что у них есть сформулированные задачи, но и потому что «держат нос по ветру». Думая о будущем, бизнес не может игнорировать современные инструменты. Использование вёсел неэффективно для пересечения океана, также как использование бумаги будет неэффективно для покорения новых вершин.

Orange Paper Boat on White Surface

Читайте также

Как в малом и среднем бизнесе выстроить эффективную систему управления. Мнения экспертов

ECM-решение для малого и среднего бизнеса: когда нужно и что собой представляет

 

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Сергей Девятов 28 февраля 2019 г. 11:29  

Отличная статья, спасибо, всё по делу. Но хотелось бы немного углубиться. Всё-таки внедрение ECM-системы (или любой другой ИС) - это не панацея для решения проблем СМБ. Нужно менять в том числе модель взаимодействия сотрудников. Что имею ввиду?

Помимо внедрения ECM-системы, для решения перечисленных проблем СМБ нужно существенно изменять стиль работы сотрудников и руководителей. Вместо короткого звонка сотруднику или поручения, выданного "на ходу", нужно формулировать задания в системе (либо самому руководителю, либо его помощнику, что здесь не очень принципиально), а значит нужно изменить "стиль" выдачи заданий и поручений. Сдвинуть его (стиль) в сторону большего формализма, если позволите. Да, для каких-то более или менее объёмных поручений формализация так или иначе существовала и до внедрения системы, но после потребность в ней несравнимо выше. Иначе получить какую-то внятную статистику по исполнительской дисциплине будет очень непросто. Здесь я умышленно не касаюсь "технических" деталей выдачи поручений (оформление в системе, контроль исполнения и т.д.), хотя и тут есть над чем поразмышлять.

Тоже самое касается и работы с бумажными оригиналами документов (контроль нахождения, учёт и т.п.). Чтобы это всё заработало, нужно менять модель взаимодействия. Корректно вести журнал, чётко определять ответственных за документ и т.д., что далеко не всегда есть в компаниях до внедрения ECM-систем. 

Обобщая можно сказать, что внедрение современной ECM-системы в компаниях среднего и малого бизнеса - это первый большой шаг в сторону формализации и прозрачности процессов работы с контентом в компании, который влечёт за собой глубинные изменения в самом стиле взаимодействия сотрудников. И именно от готовности сотрудников и руководителей меняться во многом зависит практическая польза от внедрения ECM-системы.

Анна Пушина 18 марта 2019 г. 10:40  

Добрый день,Константин!
Благодарю за статью! Вы очень емко описали ситуацию в идеальной картине мира, когда представители малого и среднего бизнеса подбирают СЭД после того, как четко осознают свои "конкретные задачи и потребности". 

Все работает прекрасно, когда мы действуем согласно описанному алгоритму: " появилась проблема - осознали потребность - выбрали СЭД - наслаждаемся полученными эффектами". Но в конце статьи мое внимание привлекло следующее:

Многие представители СМБ переходят на электронный документооборот не только потому что у них есть сформулированные задачи, но и потому что «держат нос по ветру».

Не кажется ли Вам, что многие представители СМБ переходят на СЭД только потому что держат "нос по ветру"? Они могут подходить к выбору не так осознанно. Знают, что в других компаниях используется какая-нибудь система и покупают ее себе, не задумываясь о применимости ее инструментов в своей работе. Продолжая Вашу красивую метафору, "Использование вёсел неэффективно для пересечения океана", но и крейсер неэффективен для изучения популяций глубоководных рыб.

Проблема осознанного выбора СЭД стоит особенно остро для компаний малого и среднего бизнеса, поскольку они стремятся максимально сократить издержки. Выбор неподходящей системы может привести не только к увеличению затрат, но и к повышению недовольства сотрудников, которых руководитель просит "граблями выкопать картофельное поле".

Иными словами, я совершенно согласна с утверждением о том, что 

Думая о будущем, бизнес не может игнорировать современные инструменты.

но очень важно, чтобы эти инструменты подбирались обдуманно.

Елена Питомцева 19 марта 2019 г. 09:39  

Анна, а что нужно сделать, чтобы инструменты подбирались обдуманно?

Сейчас обсуждают
Больше комментариев