Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру

Электронное делопроизводство

На этой странице ECM-Journal мы расскажем, какие материалы стоит прочитать современному делопроизводителю об электронном документообороте и цифровизации в компании. Время на изучение — 2 часа.

Все статьи по этой теме читайте по тегу «Делопроизводителю».

Электронное делопроизводство уже не нуждается в представлении — бизнес и бюджетные организации постепенно избавляются от бумажной волокиты. Благодаря этому они ускоряют процессы и снижают нагрузку на сотрудников.

Хотя уровень новых технологий в каждом случае пока разный. Кто-то уже использует искусственный интеллект для распознавания входящих документов, кто-то подключил специальные системы электронного делопроизводства, а кто-то пока только подбирает соответствующее ПО. Что из этого разнообразия необходимо и в каких случаях? Давайте разбираться вместе.

Электронное делопроизводство и электронный документооборот

Любой делопроизводитель знает, чем отличаются эти понятия. Для многих других специалистов электронное делопроизводство и электронный документооборот — почему-то одно и то же. На всякий случай напомним, что это далеко не так.

Делопроизводство, судя по ГОСТу, — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Все эти процессы можно вести в безбумажном виде. Электронный документооборот — часть делопроизводства, это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы.

Если электронное делопроизводство — в целом работа с документами, то электронный документооборот — их движение в компании. Под последним понимается прохождение документом всего жизненного цикла, стадий от создания и регистрации до списания в дело, уничтожения или передачи на хранение.

Системы электронного делопроизводства

Организация делопроизводства невозможна без соответвующих программ, сервисов и иного ПО. Чаще всего это:

  • система электронного документооборота, или СЭД. Обычно с её помощью можно автоматизировать создание, изменение, поиск документов, настроить их передачу сотрудникам, отправку уведомлений и т.д.;
  • ECM-система (от Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом). Включает не только цифровизацию документооборота, но и метаданные, технологии, инструменты, методы — всё, что необходимо для сбора, управления, накопления, хранения и передачи информации всем сотрудникам организации;
  • BPM-система (от Business Process Management — управление бизнес-процессами). Нацелена на оптимизацию процессов, взаимодействие сотрудников компании. Документооборот уходит здесь на второй план.
  • система электронного архива. С её помощью можно организовать хранение электронных документов и копий бумажных оригиналов.

Но это далеко не полный список ПО для организации делопроизводства. Сегодня его можно смело пополнить интеллектуальными сервисами и умными решениями, которые также помогают в работе с документами — ускоряют поиск и обработку, сверку копий и т.д.

Электронный архив документов

Чтобы правильно организовать хранилище документов, необходимо соблюсти несколько правил. Нужно обеспечить не только надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, но и отслеживание истории использования оригинала, быстрый и удобный поиск.

Всё это необходимо для удобства пользователя и соблюдения норм российского архивного законодательства.

Нужен ответ на конкретный вопрос? Напишите нам, и наши эксперты вам обязательно помогут.

Чтобы получать уведомления о новых статьях, зарегистрируйтесь и получайте ссылки на почту.